仕事の引継ぎ 仕事の引継ぎで忘れがちなこと
仕事の引継ぎですが、
(1)業務内容の引継ぎ
(2)人間関係の引継ぎ(得意先、仕入先、他部署との交渉先など)
忘れがちなことですが、
(3)後任者と友好的な人間関係を築く
も、引継ぎにおいて重要だと思います。

引継ぎ業務に時間の余裕がある人は、稀ですし、たいていは、互いに仕事を抱えながら、退社予定日に追いかけられながらの引継ぎです。
(1)、(2)だけで、手一杯だとは思いますが、ぜひ、(3)も忘れないで下さい。

同僚や先輩の中から、後任者が選ばれた場合には、特に問題はないのですが(そうあってほしいのですが)、
あなたの後任者として、新たに採用された人ならば、あなたとの信頼関係も希薄ですし、引継ぎ業務を優先させるあまり、コミュニケーションが不足することも考えられます。

仕事の引継ぎには、
[あなたが会社を辞めても、会社の人が困らないようにする]だけではなく、[退職後のあなたにトラブルが降りかかってこないようにする]という意味もあります。

新しい会社に、前の会社の人から電話が入ってくることは望ましくありません。
同業種間転職だけではなく、異業種間転職であっても、良い印象はもたれないでしょう。

必要になることは、少ないのですが、退職後の連絡先は、必ず後任者と交換するようにしてください。
具体的には、新しい勤務先の電話番号や自宅の住所ではなく、
あなたの携帯電話の番号を伝え、相手の携帯番号も聞いてください。

携帯電話の番号を知っていたら、そちらにかけたいのが人情ですし、後任者にもあなたにも負担が少ない方法です。

「連絡は、携帯電話に。○時以降でお願いします。」と一言添えることもお忘れなく。
| 仕事の引継ぎ | 19:20 | comments(0) | trackbacks(0) |
仕事の引継ぎ 仕事の引継ぎ方法
これまでに、新入社員の方に仕事を教えたという経験はありますか?仕事の引継ぎも似たようなものです、違うのは、質問される人・仕事を教える人(あなた)が会社からいなくなることが決まっているのと、あなたも、後任者もどちらも仕事を抱えていることです。

新しく採用された方があなたの後任者になる場合、会社や部署の細かいシステムや慣習に不慣れでしょうし、そういった面での配慮も必要になります。

良い引継ぎをすれば、今の会社であなたは必要のない存在になります。こう書くと、ちょっと悲しい感じもするのですが、それが円満退社のコツであり、あなたの最後の腕の見せ所なのです。

たまに、後任者から問い合わせや相談が頻繁にあって、「やっぱり俺がいないとだめかぁ。」と優越感に浸る方がいらっしゃいますが、私に言わさせてもらうのならば、喜ぶことではありません、引継ぎ不足を嘆いて欲しいのです。
1.2回の問い合わせや相談の電話というのは、仕方ないことですが、あなたには、新しい生活、新しい仕事があります、以前のことに煩わされることなく、新しいことに集中してもらいたいのです。

一番良い引継ぎ方というのは、それぞれにあると思いますし、引継ぎにかけられる期間でも左右されますが、どんな方法、期間になるとしても、紙ベースのデータを残すことは重要だと思います。具体的には、引継ぎノートですね。極端な例えですが、あなたが、交通事故にあって入院しても、それ参考にすれば他の人でもあなたの仕事が出来るという状態を目指します。

直接、口頭で教えてもらったり、実務を通して教えてもらうのも、大切ですが、一度に全部覚えられないのが、人間ってもんです(笑)
教えてもらったはずなのに、忘れてしまったり、記憶があいまいになったり、ということもありますし、忙しい部署なら、勤務時間中に全てを伝えきれるとは限りません。その場では分からないことはなかったけれど、のちのち疑問が出てくることもあります。

また、紙に書き出すことで、あなた自身、伝え忘れていることはないかの確認にもなります。

引継ぎノートが特に喜ばれるのは、営業職の方ですね。
あなた自身しか知らない情報をまとめてあげてください。担当者の印象、性格、趣味、好む応対、嫌う応対(話し方)、訪問に適した時間帯、これまでに起きたトラブルやクレームとその解決策、現状。などでしょうか。
どういった注文が多いか・注文の頻度などは社内のデータがあるので、特に必要は無いでしょう。

事務職の方だと、通常業務の説明が中心になると思いますが。仕事の優先順位、各種書類の保管場所の説明、イレギュラーな事態とその解決策が喜ばれるようです。あなたが今の仕事をする時に、こんなことがわからなかった、こんなことを教えて欲しかったということをまとめてあげてください。

マンツーマンで伝授+引継ぎノートというのが最強の組み合わせだと思います。

取引先、仕入先など社外の人に対してはもちろんですが、社内の人に対しても、後任者の紹介をして下さい。
2人で出向き、あなたから後任者の紹介をしましょう。紹介後は後任者に一任するのではなく、退職までの間に数回は、後任者に立会い、後任者が取引先等と信頼関係を築けるようにサポートしましょう。

引継ぎが完了したら、上司に引継ぎノートを見せて、進捗を報告します。
| 仕事の引継ぎ | 22:03 | comments(0) | trackbacks(0) |
仕事の引継ぎ 引継ぎ期間を短縮するために
引継ぎ期間の短縮に重要なのは、
(1)引継ぎ候補者の決定がスムース
(2)後任者(引き継いでくれる人)が適任
(3)事前に引継ぎ計画を立てておく
ということですが、実際にあなたが関与できるのは、
(3)の事前に引継ぎ計画を立てておく、になるでしょう。

(1)基本的に後任者を選択・決定するのは、上司です。

(2)後任者に関しては、現在いる人員があてられる場合と、新たに募集・採用した人材があてられる場合があります。現在いる人員の中から、後任者を決める場合は、「誰が適任だと思うか」と上司に尋ねられると思いますが、新たに採用される人が後任者になる場合には、あなたが意見を挟む余地がありません。

(3)あなたの努力次第、頑張りだけでどんどん進められますので、あなたが力を込めるポイントはここになります。

もちろん、後任者に関する意見が述べられる場合は、あなたが現在行っている業務に適していて、人間関係的にもあなたと良い関係の方を推薦してください。

業務の内容にもよりますが、引継ぎには、みっちり1週間は行動を共にする覚悟が必要です。
現在、共に働いている方が後任者になる場合、何らかの仕事を抱えている上に、あなたの仕事の引継ぎもするということですので、負担が増します。
もちろんあなたも同じです。抱えている仕事をこなしつつの引継ぎですので、引継ぎ期間はストレスがどすんとかかります。

もともとギクシャクした関係の人だと、引継ぎ期間にトラブルが発生しかねませんので、遠慮なく話せる間柄の方や、姐御肌・兄貴分といった方にお願いできるのが一番です。

新しく採用された方に関してもそうですが、引継いでくれてありがとう、申し訳ないです。という気持ちで後任者と接してください。

あなたが悪いことをした訳ではありませんが、負担がかかるのは事実ですし、引継いでくれる人がいなければ、あなたは退職できませんしね。

あなたがこれまでしてきた誰かのフォローを、次は誰かにお願いする。ようやく、あなたの順番がやってきた、そういう事です

有給消化も狙いつつ、頑張っていきましょう。
| 仕事の引継ぎ | 20:23 | comments(0) | trackbacks(0) |
仕事の引継ぎ どうして仕事の引継ぎが重要なのか
退職手続きの中で、一番面倒で、手間取るものは引継ぎだと思います。
引継ぎの時間が短縮できれば、とうぜん、退職までの期間が短縮できます。
つまり、あなたが有給消化をしやすくなるというメリットがあります。

コツコツ、有給消化が出来ていた方は別ですが、消化ができず持ち越している方も多いと思います。退職後はのんびりという方は別ですが、在職中に内定をもらった場合、退職してすぐ、新しい会社に入社というスケジュールになりがちなので、上手いこと、有給消化をはさみ、新しい会社での生活に備えたいものです。

引継ぎが万全に出来れば、退職する職場でも、あまり悪印象を持たれることはありません。

退職するのは、残念だけれども、最後まで職務を尽くしてくれた人という良い印象で会社を去ることが可能です。

今の職場に戻る可能性は、ほぼないと思いますが、人生何が起きるか分かりませんし、意外なところで人の繋がりもありますので、笑顔で見送られて、会社を去りたいものです。

社外の方に対しても、万全な引継ぎをしたというのは、良いアピールになります。
引継ぎが不十分だと、相手先と引継ぎをしてくれた人(後任者)に一番迷惑がかかります。
相手先や自分の仕事を軽視していたと思われても、仕方のない行動なので、あなたの評価が下がってしまいます。
後任者が、内容を把握できていなかったり、押し付けられただけなんだ、と取られるようなことは避けたいです。
次の仕事では、ご縁のない方達なのかもしれませんが、これまで築いてきた人間関係を壊してしまうのは大損失だと思います。


引継ぎ期間を短縮するポイントは、
・引継ぎ候補者の決定がスムース
・後任者(引き継いでくれる人)が適任
・事前に引継ぎ計画を立てておく

引継ぎを完璧なものにするためには、
引継ぎ完了からあなたの退社日まで1週間以上の余裕があること。が必須だと思います。
| 仕事の引継ぎ | 20:08 | comments(0) | trackbacks(0) |
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